Утверждаю
Руководитель «Государственного
архива города Сарани»
__________________ А. Кулжанбеков
«_____»__________________ 2025 год
Управление культуры, архивов и документации Карагандинской области
коммунальное государственное учреждение «Государственный архив города Сарань» на 2026 год
ГОДОВОЙ ПЛАН РАБОТ
ВВЕДЕНИЕ
В 2026 году Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив города Сарань» осуществляет свою деятельность, руководствуясь Конституцией Республики Казахстан, Гражданским кодексом Республики Казахстан, Трудовым кодексом Республики Казахстан и следующими законами и нормативными актами: Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года №326-I «О Национальном архивном фонде и архивах»; Постановления Правительства Республики Казахстан; Приказы Министра культуры и спорта Республики Казахстан: №236 от 25 августа 2023 года «Об утверждении правил составления документации, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях» с изменениями согласно №329-нк от 23 июля 2024 года;№215 от 9 августа 2023 года «Об утверждении правил формирования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов в государственных и специализированных государственных архивах»;№279-НҚ от 17 июня 2025 года «Об утверждении перечня типовых документов, составляемых в деятельности государственных и негосударственных организаций с указанием сроков хранения»; №177 от 27 июня 2016 года с изменениями от 11 октября 2024 года №477-н-к «Об утверждении типовых квалификационных характеристик должностей руководителей и специалистов государственных архивных учреждений Республики Казахстан»; №190-н/қ от 15 мая 2024 года «Об утверждении перечня типовых документов, составляемых в деятельности государственных и негосударственных организаций с указанием сроков хранения»; №159 от 29 мая 2020 года «Об утверждении правил предоставления государственных услуг в сфере архивного дела»; №165 от 15 июня 2016 года с обновлением 22 апреля 2022 года «Об утверждении требований охраны труда и безопасности на государственных архивах»; №18 от 28 января 2019 года «Об утверждении критериев оценки уровня рисков соблюдения законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах и контрольных листов проверки»; №411 от 25 декабря 2015 года «Об утверждении правил аттестации государственных служащих государственных архивов Республики Казахстан».
Деятельность Государственного архива осуществляется также с учётом приказов и планов Управления культуры, архивов и документации Карагандинской области.
Работа Государственного архива направлена на обеспечение эффективного хранения документов в оптимальных природных условиях, соблюдение требований охраны труда, техники безопасности и производственной чистоты, а также действующих нормативов по охране и противопожарной безопасности.
«Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан»
В архивохранилище осуществляется контроль за состоянием систем электроснабжения и теплоснабжения, водопроводных сетей, противопожарной и охранной безопасности, а также за проведением работ по повышению антитеррористической защищённости объектов. В целях соблюдения правил пожарной безопасности проводятся плановые мероприятия, в том числе: перезарядка средств пожаротушения, проверка массы их заряда, проведение ежеквартальных инструктажей, испытание защитных устройств электрооборудования в архивных зданиях, а также устранение замечаний, выданных органами государственного пожарного надзора.
В 2026 году в учреждении в целях улучшения физического состояния документов планируется проведение следующих работ:
по фонду № 93 на бумажной основе, находящемся на хранении, после приёма на государственное хранение документов по личному составу шахты имени «50-летия СССР» в количестве 384 единиц хранения, а также по связкам №№ 212–289, делам с № 1008 по № 1392, будет изготовлено, переплетено и прошито 197 единиц хранения (в связи с их значительной ветхостью), с проведением реставрационных работ по восстановлению 20 068 листов.
В 2026 году в архивохранилищах будет организовано проведение работ по обеспыливанию документов, находящихся на хранении, на ежеквартальной основе.
По фонду № 37 «Финансовый отдел Саранского городского исполнительного комитета» документы постоянного хранения за 1941–1999 годы в количестве 987 единиц хранения будут очищены от пыли во 2 квартале.
По фонду № 30 «Саранский городской узел телекоммуникаций » документы по личному составу за 1956–1993 годы в количестве 319 единиц хранения будут очищены от пыли в 3 квартале.
«Оформление документов на фоксфайлы»:
1) По фонду № 64 «Главное архитектурное управление города Сарань» всего 309 единиц хранения будут обеспечены 100 специально изготовленными коробками и 100 фоксфайлами. 100 коробок будут пронумерованы, снабжены бирками и наклейками, а дела в коробках будут упорядочены и размещены на стеллажах.
В том числе:
- По списку № 1, за 1958–1999 годы, по связкам № 1–52 — 309 единиц хранения.
В 2026 году продолжатся работы по восстановлению выцветающих текстов.
По фонду № 91, хранящемуся по личному составу, по делам № 1198–1340, по связкам № 247–276, планируется восстановление 30 листов выцветающих текстов 142 единиц хранения.
С целью выявления особо ценных документов в Государственном архиве планируется просмотр 480 единиц хранения по фонду № 24 «Саранского Совета народных депутатов и исполнительного комитета».
В случае обнаружения особо ценных дел они будут описаны.
1.8. Проверка наличия и состояния документов, находившихся в пользовании в 2026 году, планируется проводиться ежеквартально. В том числе:
По фонду № 3, находящемуся на бумажном носителе, «Горторг», за 1955–1987 годы, по личному составу, планируется проведение работ по изготовлению и прошиву переплётов для 565 единиц хранения, а также проверка наличия документов и их состояния.
1.8.2. Государственный архив планирует проведение дезинфекции документов, повреждённых биологическими вредителями, выявленных при проверке наличия и состояния дел.
- Формирование архивного фонда Республики Казахстан
2.1. В учреждении планируется прием документов от организаций, являющихся источником и потенциальным источником пополнения Национального архивного фонда Республики Казахстан, согласно составленному списку.
2.1.3. Поскольку в ведомственном личном архиве отсутствует помещение для хранения, документы по фонду № 179 ГУ Акимата посёлка Актас за 2009–2019 годы, подлежащие постоянному хранению в количестве 104 единиц хранения, принимаются в государственный архив в обработанном виде.
2.1.7. В 2026 году планируется прием фотодокументов по 10 единицам хранения.
2.1.9. В 2026 году планируется прием видеодокументов по 1 единице хранения.
2.1.10. Документы по фонду Акимата посёлка Актас за 2005–2015 годы, подлежащие хранению по личному составу в количестве 78 единиц хранения, принимаются в обработанном виде. Передача осуществляется из государственного архива по фонду № 179.
2.2. В работе по установлению контактов с владельцами личного происхождения продолжаются переговоры о передаче в государственное хранение личных документов, признанных ценными в результате деятельности государственных, политических и общественных деятелей, а также государственных руководителей.
2.3. С целью экспертизы ценности документов, находящихся на ведомственном хранении, в 2 и 3 кварталах 2025 года списки, подлежащие рассмотрению и утверждению экспертно-проверочной комиссией Управления архивов и документации Карагандинской области, будут направлены на рассмотрение.
2.3.3. По коммунальному государственному учреждению «Централизованная библиотечная система города Сарань» за 1987–2012 годы готовятся описи 46 единиц хранения управленческих документов и будут направлены на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) в 3 квартале.
2.3.4. Готовится опись фотофонды и будет направлена на рассмотрение ЭПК во 2 квартале.
2.3.7. Готовятся описи видеофонды и будут направлены на рассмотрение ЭПК во 2 квартале.
2.3.9. По коммунальному государственному учреждению «Централизованная библиотечная система города Сарань» за 1987–2012 годы готовятся описи 20 единиц хранения документов по личному составу и будут направлены на рассмотрение ЭПК в 3 квартале.
2.3.10. По «Саранской санитарно-эпидемиологической станции» за 2003–2020 годы готовятся описи 97 единиц хранения документов постоянного хранения и будут направлены на рассмотрение ЭПК в 1 квартале.
2.3.11. По «Саранской санитарно-эпидемиологической станции» за 2003–2020 годы готовятся описи 29 единиц хранения документов по личному составу и будут направлены на рассмотрение ЭПК в 1 квартале.
2.3.12. Описи документов по личному составу и постоянного хранения Государственного архива города Сарань за 2020–2025 годы будут подготовлены и направлены на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) в 3 квартале.
2.4. Осуществление организационно-методического руководства по организации делопроизводства и документации в ведомственных архивах, а также в учреждениях, организациях и предприятиях.
В Государственном архиве города Сарань будут проводиться основные работы по составлению списков учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками и потенциальными источниками пополнения архива, с учётом изменений их названий, реорганизации и ликвидации. Список изменённых организаций будет обновляться.
Сотрудникам ведомственных архивов оказывается помощь в составлении правил делопроизводства, правил ведения ведомственных архивов, работы Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), экспертных комиссий (ЭК), бланков организационно-распорядительных документов, номенклатуры дел, включая ведение делопроизводства.
Сотрудникам ведомственных архивов также предоставляется методическая и практическая помощь при подготовке описи дел постоянного и долгосрочного хранения, дел по личному составу, составлении актов на документы, подлежащие уничтожению, а также при работе с организациями на выезде.
Ведомственным архивам планируется проведение 7 семинаров в соответствии с Правилами ведения документации, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утверждёнными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236, с целью правильного формирования номенклатуры дел и обеспечения сохранности документов.
Создание информационной системы поиска по документам.
Каталогизация:
По фонду № 3 «Саранское городское управление торговли Карагандинского областного исполнительного комитета» за 1964–1994 годы — 658 единиц хранения будут подготовлены к каталогизации, планируется создание 200 карточек.
- Информационное обслуживание и использование документов
Проведение информационных мероприятий
В 2026 году работа в области использования документов будет посвящена памятным датам и событиям: 1 фотодокументальная выставка, 2 встречи, 9 семинаров, 12 круглых столов, 2 учебных занятия, 2 экскурсии, 3 публикации статей, 1 подготовка справочного указателя по фондам архива.
В целях качественного и своевременного предоставления государственных услуг по выдаче архивных справок, копий документов или архивных выписок планируется проведение информационно-разъяснительной работы с получателями услуг, публикация статей в средствах массовой информации, выпуск брошюр, проведение дня открытых дверей и семинаров с операторами отдела «Обслуживание населения города Сарань». Кроме того, в 2026 году планируется принять 2500 запросов.
Будет осуществляться развитие и обновление официального сайта Государственного архива города Сарань (http://arhivsaran.kz). Сайт будет регулярно пополняться уникальной, полезной и интересной информацией, при необходимости создаются новые разделы. Планируется постоянное обновление сайта новостями, статьями и фотоматериалами. Также будет проводиться мониторинг количества посетителей страниц сайта в течение года. Информационное обновление будет регулярно проводиться на страницах в социальных сетях Facebook и Instagram (archive_saran).
В 2026 году пользователи будут получать документы из архивного хранилища.
В 2026 году в рамках реализации государственной программы «Цифровой Казахстан» планируется начало работы по сканированию 400 документов из архивного хранилища.
4.2. Повышение квалификации кадров. Социальное развитие коллектива.
В 2026 году работа по созданию условий для эффективной организации труда будет продолжена. На совещаниях при руководителе Государственного архива рассматриваются вопросы выполнения плана работы архива, соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины, а также актуальные и сложные вопросы, возникающие в процессе работы.
Будет проведено прослушивание и обсуждение Послания Президента Республики Казахстан народу Казахстана. В коллективе государственного архива обеспечивается обучение по вопросам документационного и архивного управления, нормативно-правовых актов Комитета по делам архивов, нормативно-правовых актов Правительства РК и законов Республики Казахстан, а также организуется общее правовое обучение. Продолжается аттестация сотрудников архива города Сарань.
Планируется проведение занятий по повышению квалификации сотрудников архива, систематизация внутреннего анализа и контроля работы, обучение соблюдению служебной этики и стандартов государственной службы, правил охраны труда и пожарной безопасности.
В планируемом году будет осуществляться регулярное обслуживание и ремонт компьютеров и оргтехники, установка необходимых драйверов.
Кроме того, с целью укрепления материально-технической базы архива планируется приобретение нового компьютера и принтера. Эта мера позволит повысить качество оцифровки документов и ведения электронного делопроизводства.
Сотрудники архива активно участвуют в мероприятиях в сфере культуры, спорта и праздников, включая «День архивов», «Новый год», «Международный женский день», «Наурыз мейрамы», «День Республики Казахстан», «День государственных символов», «День Конституции», «День независимости РК» и других.
Работа в области использования архивных документов тесно связана с юбилейными и памятными датами.
Для повышения профессионального уровня и ознакомления с передовым опытом в развитии архивного дела организуется подписка на журналы «Архивы Казахстана», а также на республиканские, областные и местные газеты и журналы.
.
Согласовано
Руководитель отдела архивного дела
Управления культуры, архивов
и документации Карагандинской области
Ж.М. Касимбекова
«___» ____________ 2025 г.
03 января 2018 года в государственном архиве города Сарани состоялось общее собрание с участием всех работников. На собрании бы обсужден план работы госархива на 2018 год.
С докладами по основным направлениям деятельности госархива выступили руководители отделов. Были внесены корректировки в раздел плана, касающийся использования документов. В целом план работы госархива был одобрен и принят к исполнению.
