«Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив города Сарань» в своей деятельности руководствуется Законом Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-I «О Национальном архивном фонде и архивах». Основной целью учреждения является государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, обеспечение их сохранности, оказание методической помощи ведомственным архивам, а также исполнение запросов физических и юридических лиц.
В соответствии с годовым планом на 2025 год архивом проведена определенная работа по выполнению показателей направлений и результатов архивной деятельности.
Согласно каталогу архивных фондов, на хранении находятся 236 фондов, в том числе: 78 фондов постоянного хранения, 155 фондов по личному составу и 2 фонда личного происхождения. В соответствии с паспортом архива общее количество документов составляет 118 394 единицы хранения, из них: 32 919 единиц постоянного хранения, 84 909 единиц по личному составу, 352 единицы документов личного происхождения, 200 единиц фотодокументов и 14 единиц видеодокументов.
В отчетном периоде в целях обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан проведены работы по восстановлению (реставрации) 89 дел на бумажной основе, включающих 14 686 листов документов, а также подшивке 52 единиц хранения. Кроме того, в архиве проведена проверка физического и санитарно-биологического состояния управленческих документов в объеме 57 единиц хранения, содержащих 103 листа.
В процессе формирования Национального архивного фонда Республики Казахстан на государственное хранение приняты: из управленческой документации от юридических лиц – 250 единиц хранения, из документов личного происхождения – 23 единицы хранения, по личному составу – 39 единиц хранения.
Документы введены в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан: из управленческой документации – 250 единиц хранения, из личного фонда – 23 единицы хранения, по личному составу – 39 единиц хранения.
Государственный архив города Сарань не ограничивается только своей деятельностью, но и уделяет особое внимание работе ведомственных архивов отдельных учреждений. Обеспечивается формирование ведомственных архивов в 39 учреждений, организаций и предприятий, входящих в перечень источников комплектования, и уделяется особое внимание правильному хранению их документов. Кроме того, согласованы номенклатуры дел 55 источников комплектования, оказана методическая и практическая помощь примерно 40 учреждениям по правильному оформлению документов. Такие мероприятия способствуют качественному обслуживанию ведомственных архивов и надежному хранению документов.
В настоящее время одним из важных направлений архивной деятельности является внедрение и развитие электронной архивной системы. Основная задача электронного архива – информатизация процессов комплектования, учета, хранения и использования документов архивного фонда страны. В этой связи проводится поэтапное оцифровывание архивных документов в рамках специальной программы. Данная система введена в нашем архиве с 2020 года и систематически развивается до настоящего времени. По плану цифровизации на 2025 год в результате проведенных работ оцифровано 1615 документов, 46 816 листов. Это повышает качество архивной работы и позволяет в дальнейшем улучшить доступность предоставляемых населению услуг. Оцифровка архивных документов имеет большое значение для истории региона и будущего поколения.
Архив активно ведет работы по введению в информационную систему «E-Архив» документов в цифровом формате, включая фонды, дела и отделы. Кроме того, по актуальным темам из архивных документов готовятся статьи для журнала «Архивы Казахстана», городских газет, проводятся выставки и встречи. Информационный сайт Саранского городского архива archivsaran.kz постоянно работает и регулярно пополняется информацией и новостями. Также ведется обмен опытом с архивами России, включая Омск и Томск, по получению архивных документов через интернет-сайт. В текущем году количество просмотренных страниц на сайте (Arhivsaran.kz) составило 15 565.
По вопросам информационного обслуживания и использования документов архивом проведено всего 61 мероприятие, включая: 2 выставки, 8 семинаров, 6 публикаций, 8 встреч, 14 круглых столов, 8 занятий по внутренним правилам, 3 дня открытых дверей и 12 других мероприятий. Ежегодно совместно с Прокуратурой города Сарань проводятся круглые столы «Нет коррупции» и с Полицией ОМПС ОП города Сарань «Борьба с мошенничеством в интернете». Совместно с Центром развития языков города Сарань проводятся городские семинары на темы «Культура перевода, грамотность официальных документов, основы делопроизводства на государственном языке». В семинарах приняли участие специалисты 40 учреждений города. Председатель Общественного совета С.К. Тлекбаев, председатель партии «Amanat» Н.С. Тажибаева и депутаты города заслушали отчет о работе архива.
В связи с объявлением 2025 года Годом работников государственных служб Президентом Республики Казахстан Касым-Жомартом Токаевым, в Государственном архиве города Сарань состоялась торжественная церемония открытия личных фондов почетных граждан города Жумабике Мухаметжаркызы Токушевой и ветерана шахты «Саранская» Жаната Ашимовича Ашимова, в которой приняли участие представители акимата, сотрудники архива, члены общественных организаций, гости города и представители СМИ.
Кроме того, 19–20 сентября 2025 года в Техническом колледже города Сарань и в школе-интернате №7 проведен республиканский проект «Архив и будущие поколения» (экскурсия). В честь Дня архивиста сотрудники Государственного архива города Сарань были награждены благодарственными письмами акима города.
Информация о предоставлении государственных услуг
Государственная услуга «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» предоставляется в соответствии с Правилами предоставления государственных услуг в сфере архивного дела, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан №159 от 29 мая 2020 года.
Предоставление государственной услуги осуществляется по трём направлениям:
- Через канцелярию архива;
- через Некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан»;
- через веб-портал «Электронное правительство».
Результат предоставления государственной услуги предоставляется в течение одиннадцати (11) рабочих дней.
Ежегодно в архив поступает и своевременно обрабатывается от 2 000 до 3 000 запросов социально-правового и тематического характера не только из Казахстана, но и из ближнего и дальнего зарубежья. Наиболее частыми являются обращения граждан по вопросам: подтверждения трудового стажа для выхода на пенсию, заработной платы, образования, исполнительных документов акимата, решений судебных и правоохранительных органов и др.
С целью использования цифровых технологий в учреждении созданы уголки самообслуживания для получения электронных услуг через веб-портал «Электронное правительство». При оказании электронных услуг по выдаче архивных справок физическим и юридическим лицам запросы регистрируются в модуле «Архивная справка» информационной системы «Единый электронный архив», и государственная услуга предоставляется в электронном виде.
В 2025 году по показателям выполнения социально-правовых запросов от физических и юридических лиц поступило всего 2 600 запросов. В том числе:
Всего в 2025 году предоставлено 2 600 государственных услуг, из них:
- через Государственную корпорацию (ЦОН) – 4;
- через портал «Электронное правительство» (Egov) – 1 597 (физические лица – 1 581, юридические лица – 16);
- на бумажном носителе – 999 (физические лица – 332, юридические лица – 667).
В отчетном периоде по поступившим 2 600 запросам: положительные – 2030 запроса, отрицательные – 254 запроса. По отрицательным запросам документы не были приняты на государственное хранение. Тематические запросы не поступали. Запросы, выполненные из стран СНГ, составили 195, по территории Казахстана – 2 395. В 2025 году в отчетном периоде отказов при предоставлении государственных услуг не было. Нарушений установленных сроков оказания государственных услуг, жалоб также не поступало, государственные услуги оказываются в рамках законодательства. Кроме того, в рамках работы по предоставлению государственных услуг проведены следующие мероприятия: подготовлен видеоролик на тему «Как получить архивную справку при предоставлении государственной услуги?», который в течение месяца демонстрировался в виде информационного объявления на LED-экране на центральной улице города.
Совместно с партией «Аманат» регулярно проводятся Дни открытых дверей по вопросам предоставления государственных услуг. Для обеспечения качественного и своевременного предоставления архивных справок ежеквартально совместно с ЦОН проводятся семинары, открытые диалоги и раздаются буклеты с разъяснительной информацией для населения.
Финансирование учреждения
В 2025 году из областного бюджета в Государственный архив города Сарань было выделено 67 750 000 тенге, которые освоены в полном объёме. В том числе: 56 908 000 тенге направлено на оплату труда сотрудников архива; 4 500 000 тенге потрачено на обеспечение охраны здания; оставшиеся 6 342 000 тенге использованы для оплаты электроэнергии, воды, отопления, а также других необходимых средств, оборудования и текущих расходов архива.
Сотрудники архива активно работают по всем направлениям. Архивная работа, проводимая на благо общества, будет продолжена в соответствии с годовыми планами.
Руководитель Государственного архива города Сарани
Айдын Кулжанбеков.
